Gmailでアーカイブとスターを活用して受信トレイを空に保つようにしたら快適です

情報の整理整頓の話。

皆さん、普段の生活でメールを受信するときは何を使っているでしょうか?

私はGmailです(会社ではマイクロソフトのOutlook)。

ヤフーメールやOutlook.comのメールなども使っていたのですが、半年ほど前からGmailに一本化しました。

ちなみに「Outlook」と「Outlook.com」って違いが分かりにくいですよね。

Outlookはパソコンに入っているソフトで、Outlook.comはブラウザで送受信するウェブメールです。マイクロソフト版のGmailというと分かりやすいでしょうか。

両者の違いについてはこちら↓の記事が詳しく教えてくれます。

Outlook.comとOutlookの違い
いまいち分かりにくい「Outlook.comとOutlookの違い」を わかりやすく解説

 

ヤフーメールなどをGmailに一本化した理由は、スマホでチェックする際にそれぞれ別のアプリを開かなければいけないのが面倒、ホーム画面にメールソフトがたくさん並んで場所をとるのが嫌という理由です。

Outlook.comのアドレスはメールマガジン専用として使っていましたが、あまりにも大量に購読しすぎて読むのが追い付かなくなったため、継続するものを厳選した上でGmailアドレスで受信するように変更し、それ以外は購読解除、さらにOutlook.comのアドレスとアカウントごと削除しました。

 

ヤフーメールをGmailで受送信する方法はこちらを参考にしました。

知ってた? YahooメールをGmailで送受信する方法と3つのメリット
無料なのに使い勝手のよいGmailとYahooメール。その歴史は古く、Gmailは2004から、Yahooメールにいたっては1997年からサービスを提供しています。もう20年前 ...
Gmailで他のメールアドレスのメールを送受信できるようにする方法
運営するサービスが増えてきて複数のメールアドレスを受け取る機会が増えてきました。ブラウザで使えるメーラーで一括管理できないものかと調べていたところ、Gmailでできそうということを友人が教えてくれましたので、Gmailで様々なメールアドレスをまとめて送受信できるようにする方法をご紹介します。

 

さて、本題。

上記のように、メールマガジンやらヤフーメールやら、Gmailで受信するメールの数が従来よりも格段に増え、受信トレイが一杯になるスピードも速くなりました。

そんなときに見つけたこちらの記事。

Gmailの受信トレイをスッキリさせるアーカイブ機能の使い方 – キニナル
Gmailの受信トレイはいつでもスッキリしておきたいもの。ラベルでフォルダ分けしたり、重要マークやスターマークを使いこなしたりと、受信フォルダを整理整頓するのは「仕事のできる人」への第一歩です。
基礎から応用まで~Gmail効率アップのための必須テクニック~(6) 重要なメールを「スター」で区別する
Gmailには、重要なメールに★マークを付けて管理する「スター」という機能が用意されている。この機能を活用すると、重要なメールを他のメールと区別できるようになる。そこで、今回はこの便利なスター機能の使い方を紹介しよう。

 

Gmail歴はけっこう長いですが、「アーカイブ」「スター」機能はどう活用すればいいかが分からず、また使い方を調べようとしてきませんでした。

上記記事で使い方を見てみると、なぜ今まで使わなかったんだと思うくらい便利なことが判明。

 

受信トレイが自宅の郵便受けだとすると、アーカイブは郵便物を然るべき場所に片付けて郵便受けを空にする作業でしょうか。

郵便物が来ると、捨てる・保管しておく・掲示しておくといった行動をとると思いますが、それぞれをGmailに置き換えるとこんな感じだと思います。

 

  1. 目を通したらゴミ箱行き(興味のないチラシ等)
    「削除(ゴミ箱に入れる)」
  2. 資料として保管しておく(電気や水道等の検針票など)
    「アーカイブ」
  3. 行動・対応するのを忘れないために、目立つよう冷蔵庫等に掲示する(投票券等、○○日(まで)に◆◆してくださいという系)
    「スター」

 

ようやく使い方が分かり、8月頃から両機能を使い始めた感想は…

 

非常に便利&快適!

 

受信トレイを空にすることで、新しく入った情報を見逃さず素早くアクションできるようになりましたし、スッキリして非常に気持ち良いです。

また、スターを確認すれば対応が必要なもの一覧が分かるので「忘れているものがあるんじゃないかな?」といった心配から解放されました。

 

前職で営業をしていた頃は、外出する際・帰社する際にはデスク上を片付けて何もない状態にしていましたが、受信トレイを空にする作業はこれに通じるところがあります。

デスク上に何も置かないことで、不在にしていた間に起きた変化(伝言を書いた付箋など)に気付きやすくなりますし、心も落ち着く(デスクの状態と頭の中が連動している感覚です)んです。

 

よく分からないからといって敬遠していたアーカイブ、スターもいざ使い始めてみると私の性格に合っているものでした。

私と同じ感覚の方もいらっしゃって嬉しくなりました(下記記事)。

「受信トレイを空にする習慣」と、Gmailが「受信トレイを空にする習慣」に最適な理由

 

Gmailを使っていてまだアーカイブやスターを使っていない方、これはおすすめです。

投稿者プロフィール
熊木 勇太

1987年生まれ。株式会社リバースジャパンのWeb担当として、ウェブサイト・SNSの更新、製品カタログ等の販促物制作、社内環境整備を担当。大学卒業後は印刷会社に入社。営業として様々な印刷物・Web制作に携わる。この体験から、企業が自ら情報発信して伝えることの大切さを感じ、リバースジャパン入社後はWebサイトリニューアルやSNSでの発信、パンフレット等の新規作成など情報発信に務めています。高校生の頃に鑑賞して以来、長岡花火が1年で最大の楽しみです。

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