現在、弊社ウェブサイトの修正作業が進行中です。
修正に使うデータの準備がようやく終わり、昨日やっと業者さんに渡すことができました。
打ち合わせで決めたスケジュールでは、2月上旬から順次、できた分のデータを入稿するという予定だったんですが、なかなか思ったように準備が進まずにここまで伸びてしまいました。
ちなみに修正用データというのは、追加・修正・差し替えしてほしい文章や写真などのこと。
「ここをこう直してください」といくら打ち合わせを詰めても、これがないことには修正作業は始まりません。
今日は、Webサイト修正をするときに私がどんな風に業者さんに頼んでいるのかを書いてみようと思います。
修正の全体像をはっきりさせ、要点を整理しておく
「とりあえず業者さんに来てもらって話してみようか」ではなく、まずはどんな風に修正したいのか、全体像を明確にしておく必要があります。
そしてどういった対応をして欲しいのか等の希望など、要点を整理します。
これらは自分のメモ書きにとどめて口頭でお伝えしても良いですが、ベストなのはデータなり印刷した紙の状態で上記をまとめたものを業者さんにもお渡しすることです。
双方で同じものを見ながら打ち合わせをすることで行き違いをなくすことができます。
「こういうレイアウトにしたい」など、言葉で説明することが難しい場合は図や絵を描いてみるのも一つの手です。
トップページ修正案のラフ。描くとイメージしやすい。
ウェブサイトを印刷して、そこにこんな風に赤ペンで描いたりします。
上手じゃなくても全く問題ありません。
依頼側の意図を伝えられればそれでOKです。
また、印刷する際はA3サイズでの印刷がおすすめです。
図や絵を描いたり修正内容を書き込んだりするにあたっては、A4サイズだと用紙が小さい分、文字が小さくなって見にくくなりがちなので、A3サイズで印刷して大きく書くのが良いかと思います。
打ち合わせ
前述のとおり、事前に用意した資料をもとに打ち合わせをします。
要望を伝えてお見積りを依頼するなど。
「この文章を入れてください」
こういった希望を伝えるときは、「テキストデータを支給します」と伝えると多少金額が下がることが多いです。
テキストデータを支給しない場合は、依頼側が書いた文章を業者さん側で入力するという手間がかかるので、その分の料金もかかってきます。
費用を抑えたい場合、文章は必ずこちら側でデータに起こしておきましょう。
使うのはWordで大丈夫です。
原稿データの準備
打ち合わせが終わったら次は原稿データの準備。
業者さんはあなたからデータが支給されるのを待っています。
納期までのスケジュールが業者さんから示されるかと思いますが、その納期は原稿データの支給が滞りなく行われることを想定して作られます。
なので原稿データを渡すのが遅れれば遅れるほど、納期もズレていくのです…
頑張りましょう。
頑張ろう、自分。
①データをまとめておくフォルダを作ります
データの作成を始める前にまずやった方が良いことがあります。
それは、原稿データをまとめて入れておくフォルダ作成。
データ作ったらとりあえずデスクトップに…とやっていると、ファイルが探しにくくなるので、きちんとフォルダを作って整理整頓するのがおすすめです。
私のパソコンのデスクトップ画面。極力ファイルは置かないようにしています。
フォルダ名は「サイト修正原稿20180221」など、分かりやすい名前＋渡した日の日付などを入れるようにしています。
また、【リバースジャパン】サイト修正原稿20180221 などのように先頭に自社の名前を入れるのも良いと思います。
業者さんもたくさんのお客さんを持っているので、社名を入れることで整理しやすくなると思いますし、他のお客さんとファイル名が全く一緒だったとき（あまりないとは思いますが）にトラブルを避けられます。
ちなみに、私はデスクトップ画面にファイルをなるべく置かないようにしています。
置くのは一時的に保存する場合だけ。
基本的には、用途に応じたフォルダを作っておき、そこに入れてあります。
ブラウザーや色々なソフトのアイコンはどうしても増えがちなので、よく使うソフトは画面下部のタスクバーにピン留め。
こうするとデスクトップ画面がすっきりするので、データダウンロードの際など、一時的にデスクトップに置いたときも探しやすくなります。
②Wordなどで文章を打ち込んでテキストデータを作る
写真やPDFなどは、そのデータを渡すだけなので特に難しいことはありません。
文章をテキストデータ化するときは、ただひたすら打ち込む！
それに尽きます(笑)
とはいえ、少しでも業者さんが作業しやすくなるように、私は原稿部分と作業指示部分を分かりやすくすることを心がけています。
原稿の文章は黒色の文字で書き、作業指示は赤字で。
また、「★」や「■」などの原稿の文章では使わないような記号を使って、「この文章は原稿じゃなくて指示ですよ」という目印にします。
目印にする記号は「※」もアリなんですが、「※」は原稿の文章中でも使用する可能性が高いので私は避けています。
「※」を使うと原稿なのか指示なのかが紛らわしいですからね。
あとはWordで打ち込む場合であれば、整理しやすいようにページ番号の設定もしています。
「1/6」など、「ページ番号/全ページ数」といった感じです。
準備ができたらいざ入稿！
こんな感じで普段業者さんとやり取りしています。
特に目新しいことをしているわけではありませんが、どうしたら相手がスムーズに作業に入れるか、どうしたら内容を把握しやすくなるか、そんなことを考えながら準備をし、そしてお願いをしています。
コレが正解！なんていう頼み方はありません。
相手のことをきちんと思いやっていれば方法は何だって良いと思います。
今日は私なりのやり方をご紹介しました。
