修正を加えた文書と元文書とでどこが変わったかをデータ上で調べられるWord機能

資料作成にマイクロソフトのWordを使っている方は多いと思います。

そんなときに、こんな経験ありませんか?

もらった文書、一部手直ししてみたからWordファイル送るね

ありがとうございます!

(どこを直してくれたのかな~?ん?どこだ?)

 

私はWord文書を色々な方に修正・加筆していただくのを結構行います。

例えば、ウェブサイトやパンフレットに掲載する原稿など。

私がタタキ台を作り、そこに加筆・修正してもらって仕上げます。

 

Wordデータで送り、相手がそれに修正・変更を加えてまたデータで送り返してもらいますが、その際、変更箇所を赤字にしたり太字にしたりして装飾する人、何も装飾せず直す人と色々です。

装飾する人がどうだ、しない人はどうだというわけではありません。

どちらでも全く気になりませんし。

装飾する人は「分かりやすくしてあげよう」

しない人は「装飾を元に戻すのが大変だろうからそのままにしよう」

と、どちらもその人なりのお気遣いだと思うので。

 

後者のケースで、どこを直してくれたのかを確認する場合は、印刷して見比べる方法もありますが、Word上で一発で分かるようにする機能があるのを知りました。

それが、[校閲]タブ→[比較]→比較する2つの文書を参照という方法です。

詳しくは下記リンクをどうぞ。

[厳密な比較] オプションを使用して文書の相違点を比較する
オプションを使用して2つの文書を比較して、両者の違いのみを表示します。

 

実際にやってみたのがこちらの画像です。

校閲タブ→比較→比較と進みます

校閲タブ→比較→比較と進みます

 

こんな画面が出るので、「元の文書」「変更された文書」で比べたい文書を選びます

こんな画面が出るので、「元の文書」「変更された文書」で比べたい文書を選びます

 

変更箇所が分かりやすく表示されます

変更箇所が分かりやすく表示されます

 

お見せできない部分があるので、画面にはぼかし加工をしていますが、左側にリスト表示で変更点がずらーっと並び、右側のWord文面上では変更部分が赤字で表示されます。

印刷する手間を省くこともできますし、これは便利だなと思いました。

 

Wordにはまだまだ使いこなせてない機能がたくさん。

バリバリ使いこなしてみたいものです。

もし同じお悩みを持っている方がいれば試してみてください。

 

投稿者プロフィール
熊木 勇太

1987年生まれ。株式会社リバースジャパンのWeb担当として、ウェブサイト・SNSの更新、製品カタログ等の販促物制作、社内環境整備を担当。大学卒業後は印刷会社に入社。営業として様々な印刷物・Web制作に携わる。この体験から、企業が自ら情報発信して伝えることの大切さを感じ、リバースジャパン入社後はWebサイトリニューアルやSNSでの発信、パンフレット等の新規作成など情報発信に務めています。高校生の頃に鑑賞して以来、長岡花火が1年で最大の楽しみです。

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